Hur lyckas vi med remote-first? Om ett distansbaserat arbetssätt

Under 2020 fick många verksamheter hastigt ställa om till att jobba hemifrån. En del av dessa kommer även efter pandemin fortsätta att erbjuda sin personal att arbeta från andra platser än kontoret. Det har helt enkelt visat sig fungera bättre än väntat samtidigt som människor nu blivit vana med vad de flesta länge har efterfrågat: ett mer flexibelt arbetsliv.

På Whitespace har distansarbete länge varit en självklarhet. Remote first, kallar vi det för. Vi hör med Whitespaces Johan De Geer, om hur han tycker företag ska rusta sig och tänka inför en tid efter pandemin. Hemarbete är nämligen här för att stanna.

Hur blev det så att alla på Whitespace jobbar på olika platser?

Egentligen var vi ganska utspridda redan från början och har helt enkelt fått lära oss att samarbeta digitalt. Den hårda vägen. När pandemin inträffade var det därför inte långt till beslutet att göra detta till ett bestående arbetssätt. Nu väljer våra medarbetare själva var de vill jobba ifrån.

Har du under pandemin sett företag som gjort misstag i sitt distansarbetet?

Framför allt handlar det om företag som erbjuder distansarbete utan att ge sina anställda det förtroendet som behövs. Det finns till och med särskilda verktyg som vissa företag använder för att spåra all digital aktivitet hos sina anställda. På Whitespace litar vi på våra medarbetare och vi har koll på våra projekt och på vilka resultat vi förväntar oss.

Sen finns det många små detaljer och konsekvenser av distansarbete som de flesta inte har en tanke på. Till att börja med är det faktiskt ganska krävande att sitta framför skärmar hela dagarna, utan de naturliga pauser och bensträckare som brukar uppstå i en kontorsmiljö.

Det kan också vara så att de digitala verktygen kan ta över och hamna i vägen. Istället för att ringa ett telefonsamtal för att snabbt prata igenom något så bjuder man in till ett videomöte. Det tar tid och skapar onödiga formaliteter.

Sen är det såklart mycket viktiga nyanser i språket som försvinner i det vi skriver i trådarna och chattrummen. Som chef måste jag vara väldigt noga med hur jag till exempel formulerar negativ feedback. Ibland kan det faktiskt handla om att bara använda rätt smiley.

Hur ska företag tänka kring val av digitala samarbetsverktyg?

Jo, det finns ju massor av bra verktyg att välja mellan. Kanske finns det alldeles för många. Det här är ju något som vi utvärderar och omprövar kontinuerligt. Rätt digitala verktyg och plattformar – och som används på rätt sätt – är såklart en stor fördel.

Samtidigt tror jag det är lätt att överskatta vad dessa verktyg kan göra för en. Det finns ju organisationer som i årtionden nu jobbat utspridda med bara telefon och mail, och det har ändå funkat. Så återigen. Ska företag lyckas med detta handlar det antagligen mer om att lita på sina medarbetare.

Det har sagts att företagskultur äter strategi till frukost. Hur skapar ni och bibehåller ihop en företagskultur när ni inte träffas?

Det här är ju den stora utmaningen. När vi sällan träffas och inte har en gemensam plats att samlas på, en fysisk vibe liksom, kan jag som chef inte ta någonting för givet. Vi jobbar mycket med att vara inkluderande och transparenta i vår kommunikation. Att se till att alla får samma information. Att alla är med på lika villkor. Och att vi ger beröm, cred och pepp i kanaler som alla kan ta del av.

Sen tror jag faktiskt att det här med bra företagskultur mest handlar om att man har roligt tillsammans och uppskattar sina kollegor. När alla sitter utspridda framför olika skärmar kan det hända att arbetet kondenseras till en enda lång rad uppgifter och problem som ska lösas. I våra chattar och videomöten behöver vi därför också skapa rum för småprat, skratt, och fantasi.

I slutändan måste människor såklart också träffas ibland och det är något vi på Whitespace försöker få till med jämna mellanrum. Då fokuserar vi på att umgås och ha trevligt tillsammans.

Har du upplevt att det är lättare att rekrytera kompetenta medarbetare?

Självklart! Särskilt i vår bransch är det stor konkurrens om kompetent personal. Det är arbetstagarens marknad. Men för vår del innebär det att vi kan rekrytera precis var som helst. Vi kan anställa någon som väljer att bo på ö i norra ishavet om de så vill. En av våra duktiga projektledare gjorde just det.

Vi har också märkt att allt fler uppskattar flexibilitet och tidsbesparingar mycket högre än andra förmåner. Vårt arbetssätt funkar bättre för de livspussel och situationer vi lever i. Det finns olika sätt att vara människa på och detta kan vi välkomna och ackommodera på Whitespace. Man kanske är småbarnsförälder, eller eremit.

Om ni sällan träffas kanske du missar signaler från personalen. Hur säkerställer du en bra arbetsmiljö?

Genom att jobba med det.

Det här är ju en bransch med höga förväntningar. I byråvärlden finns många exempel på företag där personalen förväntas plöja ned sina liv i att leverera projekt med tighta deadlines. På Whitespace är vi noga med att jobbet stannar innanför arbetstiden. Sen har vi ju arbetat utifrån agila metoder i många år och har tagit fram en metod för arbetsplanering som fungerar väl med personer som befinner sig på olika platser.

Här handlar det också om, som på en vanlig arbetsplats, att förstå att olika personer behöver olika nivåer av stöttning. Yngre personer som kommer in i en arbetssituation som dessutom är på distans känner lätt att de behöver överprestera. Mer seniora rekryteringar, å andra sidan, är mer trygga i sitt värde och sin kompetens.

I slutändan är det också så att distansarbete inte passar alla människor lika bra. Själv tror jag att det optimala arbetslivet är en blandning av att arbeta hemifrån och att gå till ett kontor. Det är en av anledningarna till varför vi också har behållit våra fysiska kontor. För den som vill bekostar vi också plats på ett coworking-ställe och eventuella resor dit. Vår utgångspunkt är inte att man ska arbeta hemifrån. Vår utgångspunkt är att kontoret inte är norm.