Därför bytte Eslövs kommun SiteVision mot WordPress

Nu avslöjar kommunikationschefen Marie Carlberg och webbprojektledaren Henrik Pässler varför valet föll på WordPress och hur planen framåt ser ut.

När nya eslov.se såg dagens ljus ersatte den en webbplats från 2011, men där mycket av innehållet hade hängt med sedan 2007. Intranätet mådde inte heller bra. Marie beskriver det gamla intranätet som en “informationskyrkogård”, och konstaterar att det i princip bara användes av tjänstemän i stadshuset. Många av kommunens drygt 3 000 medarbetare hade svårt att komma åt intranätet, och var sällan inne.

Henrik Pässler och Marie Carlberg

- Vi hade genomfört en enkät om intranätet som fler än 1 000 personer svarade på. Behovet av förändring var tydligt, säger Marie.

Nu när det var dags för en ny webbplats och nytt intranät valde Eslöv WordPress och Municipio, istället för att fortsätta med SiteVision. Municipio är ett WordPress-ramverk som Helsingborgs stad tog initiativ till under 2017. I skrivande stund används Municipio av ett 10-tal kommuner och kommunala bolag. De samarbetar med Helsingborgs Stad med att ta fram  nya funktioner och lösningar till plattformen.

Varför ville ni byta från SiteVision till WordPress och Municipio?

- Jag har alltid strävat efter att vi kommuner ska hjälpa varandra istället för att pumpa in skattepengar i företag som tar betalt för samma system lika många gånger som det finns kommuner i Sverige, det vill säga 290 gånger. Med Municipio får vi dessutom större handlingsutrymme, eftersom vi kan lägga pengar på digital utveckling istället för att betala licenser och prenumerationsavgifter, säger Marie.

Samtidigt kändes valet av WordPress och Municipio inte helt enkelt.

- Municipio-projektet var fortfarande en ganska ny och omogen idé när vi valde webbplattform i slutet av 2017, konstaterar Marie.

Henrik lyfter också fram en vanlig invändning mot Open Source-plattformar: att det inte finns något företag som tar 100% ansvar för själva produkten.

- Det innebär ett större ansvar för den webbyrå som vi jobbar med, efter lanseringen, säger Henrik.

Någon vecka in i projektet med Whitespace fick Eslöv tillgång till en utvecklingsversion av webbplatsen. Redaktörsupplevelsen var en positiv överraskning.

- Det är ett väldigt lättarbetat CMS, och det är lätt att få redaktörer att gilla det, säger Henrik.

Automatisk analys av läsbarhet förenklar för redaktören.

Moduler är en central del av innehållshanteringen med Municipio. Drag och släpp öppettider, kontaktuppgifter, filer och formulär. Alla publicerade moduler går att återanvända, och informationen behöver bara uppdateras på ett ställe.

Både Henrik och Marie konstaterar att det krävdes hårt arbete för att hinna klart med både webbplatsen och intranätet på utsatt tid. Det gällde inte minst alla de redaktörer som bara lägger en liten del av sin arbetstid på att skapa innehåll.

- Vi hade sagt upp SiteVision-avtalet för den gamla webbplatsen och intranätet, och hade en skarp deadline när de skulle stängas ner. Det hade varit fint att ha mer tid, men vi klarade av det, säger Marie.

Vad är tipsen till kommuner som står inför liknande projekt? Henrik trycker på hur viktigt det är att börja med innehållet direkt. På Eslöv drog Henrik och redaktörerna igång arbetet med innehållsmigreringen innan utvecklingen av den nya webbplatsen hade börjat.

- Vi gick igenom texter, skrev om dem och skapade en ny innehållsstruktur. Innehåll som inte var relevant tog vi bort, säger Henrik.

Ett annat tips är att inte försöka skapa en helt perfekt webbplats. Sikta på en webbplats som är tillräckligt bra, och lansera tidigare istället föreslår Henrik.

Ofta går det också att titta på vad som fungerar för andra kommuner, istället för att själv driva en förstudie som kommer fram till samma sak.

- Vi ville ha en lanseringsklar webbplats, som vi sedan kan bygga vidare på baserat på de insikter vi får när den börjar användas, säger Henrik.

Vad är planen framåt?

- Vi fortsätter så klart med utvecklingen av intranätet och webbplatsen. Men Municipio handlar om mer än att bara skapa en ny version av eslov.se och ett bättre intranät. En del av strategin för vår digitala närvaro är att på ett enkelt sätt ha kontroll över kommunens samtliga webbplatser. På sikt kommer vi också att bryta ut information från eslov.se, och istället ha det separat. Just nu är vi i startgroparna för en näringslivswebbplats, säger Henrik.